viernes, 9 de octubre de 2015

Formularios en Excel.

Para crear formularios que puedan servirnos para recopilar información y tenerlos en una base de datos, esto nos sirve cuando en algún trabajo se requiere tener la información por ejemplo de pacientes, organizada o tener un control de datos para una investigación etc.
iniciaremos abriendo excel y en la primera hoja tendremos nuestra base de datos que le pondremos aquello que el formulario preguntará ejemplo, nombre, apellido, edad y aquello que necesitemos dependiendo el caso. Le agregamos color de fondo y color en el título haciendo visualmente llamativo. Puedes hacerlo con diseño de tabla como el siguiente o crear un diseño diferente.

Bueno teniendo la base de datos continuamos en la siguiente hoja con la elaboración de nuestro formularios el cual será el que respondan las personas.
Y para hacer que las respuestas escritas en el formulario aparezcan en la base de datos haremos una fórmula, pondremos abrir fórmula en la hoja de base de datos, en la columna de nombre, en la celda correspondiente dónde aparecerá la respuesta que la persona escriba en la otra hoja (formulario), que seria en la celda C4.

Iniciamos con la formula de si, y abriendo parentesis vamos ala hoja donde está el formulario en la celda correspondiente donde escribiran la respuesta dependiendo sea la pregunta (en este caso es la celda D3) y seleccionamos la celda. Lo cual en la formula se pondrá la celda de la hoja,que va a enlazar a dicha hoja (que llamaremos f1) y luego pondremos que es igual a 0 agregamos una coma (,) y comillas (que significa "nada" o "vacio") agregamos otra coma (,) y de nuevo la celda de la hoja F1 de referencia; vamos a hacer que al contestar en la hoja de formulario aparesca la respuesta en la hoja de nuestra base de datos. Ejemplo:
 =si ('F1'!$D$3=0,"",'F1'!$D$3)
Presionamos enter y esta lista nuestra fórmula.

Cuando prosigamos en la base de datos con lo que sigue ejemplo apellido, podremos arrastrar la fórmula hasta la celda pues ya esta referida y con el signo $ que tiene la formula nos sirve para encadenar, y solo tendriamos que arrastrar la fórmula hacia las demás celdas y cambiar solo el número de celda.

Para hacer mas formularios (en mi caso son 10), en las siguientes hojas llamadas F2, F3, F4 y asi sucesivamente, puedes copiar la tabla de F1 y pegarla en la hoja nueva así en tu Base de datos copias las fórmulas modificando el nombre de la hoja que cambiaría ejemplo. De f1 Sería f2 y asi con todas.

Para el caso de fecha de nacimiento en el formulario te pregunta día,  mes y año por separado, además que da indicaciones (agregando comentarios de instrucción) de como escribirlo. Para que así en tu base de datos con la siguiente fórmula te aparesca el resultado de la edad. En la columna de esad de la base de datos escribimos:
=SI.ERROR(SIFECHA(CONCATENAR(f4,"-",g4,"-",h4),HOY (),"Y"),"")"

Así con esta fórmula te dara la edad que tiene actualmente solamente preguntando su fecha de nacimiento y se hará el calculo que dara su edad.
También para ser mas práctico y facilitarlo se arrastra la formula hacia abajo.

Puedes agregar en tu formulario un indicador que le muestre ala persona cuantas preguntas le faltan por responder, para que se de cuenta que no esta dejando ninguna con espacio vacío.
La formula la escribimos en la hoja del formulario en una parte que sea visible y utilizaremos 3 celdas de la misma fila en columnas pegaditas.
♥En la primer celda que en mi caso es la F2 escribo :
 =SI(G2=1,"Te falta","Te faltan")
♥En la segunda celda (la de enmedio, G2) escribo la siguiente fórmula:
=CONTAR.BLANCO(D3:D11)
♥ En la ultima celda de las 3 (H2) escribiré:
=SI(G2=1,"Respuesta para terminar","Respuestas para terminar")

Entonces ya nos quedaría así:


Ya puedes hacer tus formularios y personalizarlos dandole el diseño que quieras, así con estas fórmulas que te ayudarán a hacerlo de manera practica.

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